A Diretoria do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil, no uso das suas atribuições legais e regulamentares,

RESOLVE:

Artigo 1º - Fica instituído o Programa de Gestão Documental do Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil - PGD/CFOAB, com a finalidade de assegurar a gestão integral da sua documentação institucional, assim entendidos os processos e os documentos da Entidade, recebidos ou produzidos, em qualquer suporte, no exercício de suas atribuições jurisdicionais e administrativas.

Artigo 2º - Compete aos funcionários e colaboradores do Conselho Federal, no âmbito das suas atribuições, a observação dos procedimentos previstos nesta Resolução.

Artigo 3º - São instrumentos do PGD/CFOAB:
a) os sistemas informatizados de gestão da documentação institucional;
b) os metadados essenciais à identificação inequívoca da documentação institucional, bem como de sua relação com os outros documentos;
c) o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação do Conselho Federal da OAB;
d) o Manual de Gestão de Documentos do Conselho Federal da OAB.

Artigo 4º - São requisitos essenciais para a gestão documental do Conselho Federal:
I - a manutenção da documentação institucional em ambiente seguro, com a implementação de estratégias de preservação que contemplem a racionalização da sua produção e a sua guarda, como definida na tabela de temporalidade;
II - a padronização de espécies e tipos documentais;
III - a utilização dos instrumentos mencionados no Art.. 3º desta Resolução;
IV - o gerenciamento da documentação recebida e produzida, por meio de sistemas que contemplem a sua captura, movimentação, destinação e acesso;
V - a avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à administração dos órgãos da Entidade e essenciais à memória nacional, bem como para a garantia dos direitos individuais e coletivos;
VI - a observação critérios de transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Central da Entidade;
VII - a orientação e o treinamento dos funcionários e colaboradores;
VIII - a definição de responsabilidades e de níveis de acesso autorizado à documentação.

Artigo 5º - Classificam-se os documentos institucionais como:
I - arquivos correntes: aqueles que estiverem em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas freqüentes;
II - arquivos intermediários: aqueles que, por conservarem algum interesse fiscal ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
III - arquivos permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devam ser preservados no suporte em que foram criados.

Artigo 6º - Os documentos classificados como de guarda permanente constituem o fundo arquivístico histórico do Conselho Federal e devem ser guardados e disponibilizados para consulta de modo a não colocar em risco a sua adequada preservação.

Parágrafo Primeiro: São considerados documentos de guarda permanente:
a) os atos normativos: provimentos, regimentos, resoluções, portarias e outras normas expedidas;
b) os atos de assentamento: atas, termos e outros registros oficiais sobre fatos ou ocorrências;
c) os atos de ajuste: contratos, convênios e outros acordos em que a Entidade figurar como parte;
d) outros documentos classificados como de guarda permanente nos instrumentos previstos na alínea "c" do Art.. 3º desta resolução;
e) outros documentos e processos administrativos ou judiciais classificados como de guarda permanente pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental do Conselho Federal.

Parágrafo Segundo: Tendo em vista critérios de conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser retirados das unidades de arquivo em caráter excepcional:
I - por empréstimo, no âmbito interno da Entidade, quando a disponibilização mediante fotocópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado;
II - por desarquivamento, quando envolver tramitação;
III - para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança.

Artigo 7º - Os documentos previstos na Tabela de Temporalidade para imediata eliminação após o prazo de arquivo corrente devem ser eliminados no próprio setor responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação.

Artigo 8º - A transferência dos documentos da fase corrente para o Arquivo Central obedecerá aos critérios estabelecidos na alínea "d" do Art.. 3º desta resolução.

Artigo 9º - A eliminação dos documentos previstos pela Tabela de Temporalidade será feita mediante Termo de Eliminação, no qual serão listadas as séries documentais a serem descartadas, e adotará critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado.

Artigo 10 - Os processos e documentos digitais cuja autenticidade esteja assegurada na forma da lei poderão ter a sua geração, tramitação e guarda feita exclusivamente em sistemas informatizados, dispensada a emissão de cópia em papel.

Artigo 11 - O Setor de Tecnologia da Informação do Conselho Federal é responsável pelo armazenamento adequado dos documentos digitais e pela disponibilização e/ou manutenção de ferramentas de gestão documental nos sistemas informatizados.

Artigo 12 - As ferramentas para gestão de documentos digitais adotarão requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados, definidos pelo Setor de Arquivo, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.

Artigo 13 - Os documentos que forem transcritos para suporte digital mediante certificação por assinatura digital emitida por autoridade certificadora credenciada terão o mesmo valor dos originais.

Artigo 14 - Os documentos institucionais digitais deverão ser objeto de políticas de segurança da informação que visem garantir a sua integridade e acessibilidade de longo prazo, evitando-se a degradação física e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos.

Artigo 15 - Deverá ser instituída Comissão, de caráter permanente, composta por funcionários do Conselho Federal, a qual compete:
I - planejar, coordenar e implantar o Programa de Gestão Documental da Entidade;
II - propor atualizações e realizar estudos acerca de políticas para gestão de documentos no âmbito da OAB;
III - propor alterações nos instrumentos de gestão documental, previstos no art. 3º desta resolução;
IV - estabelecer prioridades para análise e destinação de documentos institucionais;
V - aprovar o Termo de Eliminação, elaborado pelo Setor de Arquivo.

Artigo 16 - O grupo de trabalho a que se refere o art. 15 desta resolução será composto por funcionários do Setor de Arquivo, do Museu da Entidade, do Gabinete da Presidente e representantes das Gerências e Assessorias

Parágrafo único: A critério da Comissão serão convidados a integrá-la funcionários de outras unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos objetos da análise, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento.

Artigo 17 - Compete ao Setor de Arquivo do Conselho Federal:
a) difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;
b) organizar e avaliar o acervo arquivístico da instituição e dar-lhe destino;
c) garantir o acesso e facultar aos solicitantes a consulta aos documentos sob sua custódia;
d) propor políticas referentes à manutenção do acervo e à modernização e automatização dos arquivos setoriais e arquivo central sob a sua jurisdição;
e) acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos incluídos nos Termos de Eliminação;
f) orientar os procedimentos de classificação e arquivamento de documentos na fase corrente e sua transferência para o Arquivo Central.

Artigo 18 - Esta resolução entra em vigor na data da sua publicação.

Dê-se ciência, registre-se e publique-se.

Brasília/DF, 7 de dezembro de 2010.

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