A SEGUNDA CÂMARA DO CONSELHO FEDERAL DA ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 89, II, do Regulamento Geral do Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil (Lei 8.906/1994) e observando a deliberação tomada na Proposição n. 49.0000.2024.011000-5/SCA,

CONSIDERANDO a necessidade de otimização de espaços físicos no âmbito do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil e de redução do gasto para a guarda e manutenção do acervo arquivístico;

CONSIDERANDO a racionalização da eliminação dos autos físicos digitalizados e convertidos em processo eletrônico, compatibilizando-o com o princípio constitucional da economicidade, em face do volume e dos elevados custos de manutenção da guarda dos processos físicos;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso de longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar a eliminação de documentos no âmbito dos processos disciplinares do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil;

CONSIDERANDO as peculiaridades da política de gestão documental no âmbito do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil;

CONSIDERANDO que a gestão documental no âmbito do Sistema da Ordem dos Advogados do Brasil deve possibilitar o integral exercício de direitos, a preservação das informações necessárias às partes, com o descarte da documentação que não mais se apresente necessária e a preservação do patrimônio histórico e cultural, de forma racional, acessível e segura,

RESOLVE:

Art. 1º Fica autorizada a eliminação dos processos éticos-disciplinares físicos que foram digitalizados e inseridos no Sistema de Gestão Documental - SGD ou no sistema de tramitação utilizado pela Seccional, decorrido o prazo de 10 (dez) anos ou mais a partir do trânsito em julgado.

Art. 2º Para fins desta Resolução, consideram-se os seguintes conceitos:
I - digitalização: conversão da fiel imagem de um documento físico para código digital;
II - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser nato-digital ou digitalizado;
III - documento digitalizado: representante digital resultante do procedimento de digitalização do documento físico associado aos seus metadados;
IV - documento nato-digital: aquele criado originariamente em meio eletrônico;
V - metadado: dado estruturado que permite classificar, descrever e gerenciar documentos e processos.

Art. 3º O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, tamanho, formato ou por ilegibilidade, deverá permanecer na secretaria da unidade processante, com o registro cabível em certidão padronizada inserida no processo eletrônico, garantindo-se amplo acesso ao seu conteúdo.

Art. 4º A eliminação do processo físico digitalizado correspondente deverá ser certificada no processo ético-disciplinar correspondente.

Art. 5º A eliminação do processo físico digitalizado será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
§ 1° A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.
§ 2° A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.

Art. 6º Os casos omissos decorrentes da aplicação desta Resolução serão resolvidos pela Presidência do Conselho respectivo.

Art. 7º Esta Resolução entra em vigor na data da sua disponibilização no Diário Eletrônico da OAB.

(DEOAB, a. 6, n. 1486, n. 1486, 21.11.2024, p. 11)